Библиотека Интернет Индустрии I2R.ru

Полная информация о документообороте, стадии исполнения решений, исполнительской дисциплине нужна любому руководителю. Делопроизводителю нужен удобный инструмент для выполнения своей работы. Исполнителю - своевременная информация о числящихся за ним документах, сроках выполнения поручений. Эти пожелания реализованы в комплексе "Мегаполис: Делопроизводство", состоящем из трех автоматизированных рабочих мест: АРМ "Делопроизводитель", АРМ "Исполнитель" и АРМ "Руководитель".

Все рабочие места взаимосвязаны, работают с одной и той же информацией, так как комплекс выполнен по технологии клиент-сервер с использованием СУБД Interbase 6.0. Базовая поставка включает пять рабочих мест, набор которых определяет пользователь. Количество мест может быть увеличено. Конечно, не следует считать, что программа может обеспечить весь документооборот большого предприятия. Она и не предназначена для этого. Авторы считают, что оптимальный вариант использования программы - для организаций с количеством работающих не более ста человек.

Работа с программой начинается с создания справочников. Справочник номенклатуры дел предназначен для создания информационной структуры документооборота в том виде, как это принято в организации. Справочники должностей и сотрудников нужны для определения лиц, которые работают с документами. Еще один справочник - список контактов, с которыми ведется переписка. Подготовив справочники можно приступить к регистрации документов. Для этого в программе предусмотрена система журналов. Каждый вновь регистрируемый документ попадает в журнал входящих. В зависимости от типа документа, он может продублироваться в журнале для ознакомления (после того как руководитель наложит резолюцию и укажет сотрудника, который должен ознакомиться с документом) в журнале исполняемых документов, где будет указан ответственный за исполнение и срок.

Итак, мы имеем три основных типа документов: входящие, исходящие и поручения. Для каждого из них есть своя форма регистрации и ввода. Ввод документа включает заполнение необходимых полей (регистрационный номер, дату, отправителя или получателя документа, исполнителя и так далее). Из этой же формы можно просмотреть регистрируемый документ. После ввода начальных данных руководитель может занести свою резолюцию и назначить исполнителя и сроки исполнения. Что показалось недоработанным (возможно, сказывается опыт работы в больших коллективах). Исполнителя можно назначить только одного. Фактически многие документы требуют совместной работы нескольких человек или подразделений, каждый из которых может отвечать за исполнение отдельных позиций документа. Аналогичная ситуация с ознакомлением с документами. Не в форме регистрации документа указываются люди, которые должны ознакомиться с ним, а каждому человеку в отдельности требуется назначить один и тот же документ для ознакомления. Такой вариант тоже возможен, но насколько он удобен, может показать только работа с программой.

В программе предусмотрен вызов внешних программ для сканирования и распознавания текста. Также предусмотрена возможность создания архивов документов, как это делается и при обычном документообороте. Статистическая отчетность небольшая. Это, прежде всего, общая статистика прохождения документов, анализ исполнительской дисциплины и хронология переписки с корреспондентами. Чего не удалось найти в программе - это обслуживание баз данных. Вероятно, оно производится штатными средствами Interbase.

Значительно более широкие возможности по работе с документами предоставляет программа "Одним взглядом" Сергея Базанова. Как и предыдущая, она выполнена по клиент-серверной технологии. Но в качестве рабочих мест определены только два: делопроизводитель и исполнитель. Для нормальной работы с программой требуется заполнение ряда справочников. Первая группа - штатное расписание организации и ее сотрудники. Другая группа предназначена для занесения данных о корреспондентах, видах документов, используемых стандартных фразах.

Если делопроизводитель имеет возможность работать со всеми документами, то исполнитель работает лишь с теми, что адресованы ему либо отделу, в котором он работает. Соответственно этому в меню появились новые пункты: "Личные документы" и "Документы отдела". В зависимости от прав, назначенных администратором программы, пользователь может, кроме работы с личными документами, иметь или не иметь доступ к документам отдела, которые он может либо просматривать, либо снимать с контроля.

Для работы с входящими и исходящими документами используются две различные настройки программы. В целом они очень близки, но есть и различия. Так, для исходящих документов можно автоматизировать присвоение номера. Если исходящий документ создан на основе входящего, то часть информации в карточку регистрации можно перенести из основного документа. Как и для входящих документов, для исходящих можно устанавливать сроки контроля исполнения (ожидания ответа), ответственных и иную необходимую информацию.

На долю делопроизводителя приходится также выполнение вспомогательных операций по обслуживанию программы. Сюда относится формирование архивов документов, обслуживание баз данных входящих и исходящих документов, а также базы штатного расписания. Разработчики включили в состав сервисных операций все необходимые для этого инструменты - переиндексацию, упаковку и ремонт баз. Даже начальные настройки вполне может выполнить немного разбирающийся в программировании человек, но лучше, конечно, если эти операции будет выполнять программист.

Чем хороши обе эти программы? Возможностью многопользовательской работы в сети, несложными настройками, простым интерфейсом, небольшим размером исходных файлов. И первая, и вторая программы не требуют серьезных и тяжелых в обслуживании СУБД и позволяют легко их освоить.