Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве. Библиотека I2R. Электронные документы и электронные технологии применительно к современному делопроизводству зачастую рассматриваются как единая проблема или задача. На самом же деле эти проблемы в достаточной степени изолированные, не связанные неразрывно друг с другом.

Электронные документы и электронные технологии применительно к современному делопроизводству зачастую рассматриваются как единая проблема или задача. На самом же деле эти проблемы в достаточной степени изолированные, не связанные неразрывно друг с другом.

Проблема электронных документов - это в первую очередь проблема понятия электронных документов и признания их юридической силы, достоверности или подлинности, возможности отказа от бумажного носителя в процессе документирования управленческой деятельности.

Проблема электронных технологий в делопроизводстве - это проблема использования в традиционных условиях новейших технологий, ускоряющих процессы на всех стадиях делопроизводства, от документирования до архивного хранения. Характерно, что большинство автоматизированных систем делопроизводства являются именно технологиями в традиционной среде.

1. “Электронный документ”

В Российской Федерации к числу приоритетных задач относится правовое обоснование использования ЭД в делопроизводстве организаций, а также при передаче электронных документов на хранение, в том числе, на государственное архивное хранение. Определенная роль в их решении принадлежит архивному ведомству и ВНИИДАД, который проявляет заинтересованность и непосредственно участвует в соответствующих разработках.

Первым шагом урегулирования вопросов использования документов, создаваемых средствами вычислительной техники, была разработка ГОСТ 6.10.4-84 “ Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения”, в числе авторов которого был Главархив СССР. Форма государственного стандарта была использована до законодательного закрепления юридической силы новых документов.

Отечественные специалисты до настоящего времени не пришли к единому пониманию “электронного документа”. Неопределенность приводит к трудностям придания юридической силы информации, записанной на машинном носителе. Единственным технически возможным способом придания доказательности “электронному документу” является использование электронной подписи. Единственное действующее в масштабе государства определение дано в ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, который определяет “документ на машинном носителе” как документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Стандартом было установлено, что машинограмма должна быть создана с учетом требований государственных стандартов на унифицированные системы документации. Постепенно машинопись была заменена на компьютерную печать.

Что касается машинного носителя, то стандарт установил и для него обязательные реквизиты оформления по типу бумажных документов:

наименование организации - создателя документа
местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес
дата изготовления документа
код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или код лица, утвердившего документ.

Обязательные реквизиты документа на машинном носителе предлагалось размещать способом, позволяющим однозначно идентифицировать реквизит. В дальнейшем при внедрении стандарта были предложения располагать реквизиты на специальных этикетках, на начальной площади ленты и т.д.

В действительности стандарт обеспечил использование лишь машинных распечаток - машинограмм, которые стали оформляться как традиционные бумажные документы.

ГОСТ 6.10.4-84 лег в основу подготовки разделов ГСДОУ (ВНИИДАД,1991г.) и Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (Росархив, М., 1992), касающихся требований к машиночитаемым документам.

Во всех последующих выходящих нормативных и методических документах ВНИИДАД затрагиваются вопросы использования и хранения электронных документов: в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (проект), в проектах новых Правил работы государственных архивов и архивов государственных организаций и др.

Новый “Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения”(Росархив, ВНИИДАД. М., 2000) также ориентирован и на документы “на нетрадиционных носителях”, уравнивая их по срокам хранения с бумажными документами. Например, статья 64 “Кодификационные картотеки, базы данных(справочные, полнотекстовые) по законодательным актам и другим нормативным документам(инструкциям, правилам)”- на государственное хранение не передаются.

Заинтересованность архивного ведомства нашла отражение в Положении об Архивном фонде Российской Федерации (Указ Президента Российской Федерации от 17 марта 1994г. N 552), где установлен срок временного хранения документов государственной части Архивного фонда на машинных носителях в ведомственных архивах - 5 лет.

Отсутствие законодательного акта об электронной подписи не является реальным препятствием использования ЭД. Имеются законодательные акты Российской Федерации, на основании которых издаются ведомственные положения, инструкции, обеспечивающие законное функционирование ЭД. Такими актами являются Федеральный закон “Об информации, информатизации и защите информации” 1995г. и Гражданский кодекс Российской Федерации 1995г., соответствующие статьи которых используются в ведомственных нормативных актах Центрального Банка России, Высшего Арбитражного суда Российской Федерации, Государственные стандарты (например, ГОСТ Р 34.10-94 “Информационные технологии. Криптографическая защита информации. Процедуры выборки и проверки электронной цифровой подписи на базе ассиметричного криптографического алгоритма” ) и др. для юридического обеспечения обмена электронными документами.

Подготовлен проект Модельного закона об электронной цифровой подписи, который предполагается как свод унифицированных правил и процедур в рамках СНГ, которые будут приняты всеми участниками и введены в соответствующих странах в качестве законодательных актов. Наличие такого закона обеспечит юридически закрепленный обмен электронными документами в рамках СНГ. Информацию о проекте Модельного закона СНГ см. в журнале “Компьютерра” № 13(342) от 11 апреля 2000г., с.26-27.

В Госдуму вносится закон “Об электронной цифровой подписи”, ведётся разработка законов “Об электронном документе”, “Об электронной торговле” и др.

Названные выше отечественные проекты законодательных актов не предлагают законодательного введения технологии электронного удостоверения неизменяемости передаваемого по каналам электронной связи документа.

Основное направление законодательного регулирования - признание юридической силы электронной подписи в определенной сфере и ограничение ее использования также в определенной сфере. Технология проставления цифровой подписи остается за пределами законодательства.

Развитие законодательства в сфере информации должно обеспечить расширение информационного производства и информационных отношений на ближайшие 5-10 лет, ускорить процесс информатизации с ориентацией на целевое использование информации во всех сферах жизни.

Нельзя пройти мимо нормативных актов, регулирующих работу с электронными документами, принятых Республикой Беларусь. Для Белорусии в данном случае характерно также издание стандарта до законодательного регулирования всей проблемы электронного документа и непосредственное участие в его подготовке Государственного комитета по архивам и делопроизводству.

ГОСТ Республики Беларусь (СТБ) 1221-2000 “Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения” разработан ГНПП-”Агат-Систем”, БЕЛНИИДАД и Белорусским научно-исследовательским центром электронной документации; внесен Государственным комитетом по архивам и делопроизводству.

Электронный документ согласно стандарту - “идентифицированная информация, записанная на машинном носителе и отвечающая определению документа”; документ стандарт определяет по ГОСТ 16487 -83 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”.

Стандарт “распространяется на официальные документы, выполняемые на машинных носителях, в том числе, создаваемые в соответствии с требованиями на конструкторскую, технологическую и другую проектную документацию или в соответствии с требованиями унифицированных систем документации.”

Стандарт устанавливает требования к порядку создания, оперативного обращения и архивного хранения официальных электронных документов, независимые от конкретных способов обмена и обработки информации.

Структура разделов стандарта охватывает вопросы от “планирования жизненного цикла” до передачи электронных документов в государственный архив. Под жизненным циклом ЭД понимается “стадии создания, оперативного обращения, архивного хранения и\или утилизации ЭД”.

Жизненный цикл планируется на основе упорядочения документообразования путем составления схемы типа Табеля унифицированных форм документов, применяемых в организации. Этот Табель или перечень должен согласовываться с государственной архивной службой и утверждаться органом государственного управления, к которому относится организация.

Стандарт определяет состав нормируемых процедур: порядок согласования, утверждения и регистрации ЭД, экспертизу ценности, внесение изменений и тиражирования и т.д. до передачи на государственное хранение. Правда, вопросы электронного (или автоматизированного) делопроизводства не затрагиваются.

Основные вопросы - идентификация, удостоверение подлинности, порядок внесения изменений и защита, а также учет и хранение электронных документов в ведомственном архиве и передача в государственный архив.

Удостоверение подлинности электронных документов осуществляется посредством электронной цифровой подписи или удостоверяющего листа документа(УД). Электронная цифровая подпись используется в сответствии с СТБ-99а “Информационная технология, Защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи”.

Удостоверяющий документ выполняется на бумаге и должен содержать сведения об основных реквизитах ЭД и подлинные подписи лиц, ответственных за разработку, изготовление, согласование и утверждения ЭД.

Разделы СТБ-1221, посвященные учету и хранению электронных документов в ведомственном архиве и передаче их на государственное хранение соответствуют требованиям архивного дела. Для каждой организации все вопросы хранения и учета должны согласовываться с государственным органом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.

Стандарт не устанавливает различия в подходах к ЭД в зависимости от формы собственности организации, сдающей документы. Однако специально оговаривается обеспечение защиты прав собственности на информацию в соответствии с законодательными актами и нормативно-методическими документами государственного органа по архивам и делопроизводству.

Стандарт Республики Беларусь представляет несомненный интерес для российских специалистов. В его основе заложены обязанности и участие документоведов и архивистов в решении актуальнейших задач использования современных документов и сохранения документального наследия в совершенно новых информационных условиях.

Вместе с тем необходимо иметь в виду, что советский ГОСТ в свое время распространялся и на Белоруссию, которая соответственно имеет опыт его применения на практике .

Таким образом, сравнивая стандарты России (СССР) и Белоруссии, обеспечивающие юридическую силу электронных документов, отметим следующее:

- стандарт разработан до выхода соответствующего законодательного акта; вероятно, такой путь оправдан, т.к. дает возможность опробовать основные положения и, кроме того, сам путь подготовки законодательного акта более продолжительный, чем стандарта.
- одним из авторов был БелНИИДАД, как и в стандарте России(СССР), т.е.архивисты и документоведы устойчиво непосредственно участвуют в создании нормативной базы функционирования и хранения ЭД. Вместе с тем, участие архивистов Белоруссии более активно и эффективно.
- для идентификации ЭД выбран метод установления обязательных реквизитов, однако место проставления этих реквизитов в стандарте установить не удалось.
- стандартом устанавливается ,что в организации правила электронного документирования, классификации, экспертизы, защиты и т.д. устанавливаются совместно специалистами по проектированию или внедрению информационных систем , службами нормоконтроля, работниками служб делопроизводства и архива организации, включая работников государственного органа по архивам и делопроизводству. В работах ВНИИДАД в последние годы активно прорабатывается идея объединения всех структур, занимающихся управлением документацией с использованием различных технологий, в единую структуру и единую задачу управления документацией и информацией с использованием новейших информационных технологий. Такого рода деятельность названа информационным менеджментом: планирование, контроль, организация документационного обеспечения управления организацией по определенным критериям, а также информационной деятельности и коммуникации внутри организации с целью улучшения ее работы.
- стандарт Белоруссии вводит “Удостоверяющий лист” - документ на бумаге, предназначенный для подтверждения подлинности одного или нескольких электронных документов. В ГОСТ 6.10.4-84 требовалось при пересылке, передаче электронного документа составлять сопроводительное письмо, составленное по установленным для письменных документов правилам.
- Белорусский стандарт, введя понятие жизненного цикла ЭД, исходит из принципа установления обязательных типовых ЭД и процедур, которые должны быть согласованы с государственным органом по управлению архивным делом. Это положение мне кажется очень важным, поскольку последнее время среди специалистов по автоматизации документационного обеспечения управленческой деятельности все чаще возникают предложения о ненужности строгой регламентации документов и процессов в нашей реальной действительности и о возвращении к автоматизации беспорядка, с чем боролся еще В.М.Глушков (Основы безбумажной информатики, М., Наука, 1982).

В российской практике бумажного документирования существует достаточно большой опыт разработки Табеля форм документов с соответствующими графами, отражающими жизненный цикл каждой формы. Однако следует сказать, что опыта подготовки подобного табеля электронных документов пока нет в достаточном количестве.

При выработке предложений по переработке ГОСТ 6.10.4-84 целесообразно тщательно проанализировать и использовать стандарт Белоруссии. Учитывая сложности внедрения в практику нормативных актов, особенно по функционированию ЭД, хотелось бы ознакомиться с реальной практикой его применения в управленческой деятельности и при хранении документов.

Несомненным положительным фактом для нас является принятие Закона Республики Беларусь 10 января 2000г. № 357-З “Об электронном документе”. Обращаю внимание на то , что термин электронный документ не взят в кавычки, т.е. закон считает его документом.

Электронный документ в Законе определяется как “информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным настоящим Законом”. Как видно, определение несколько отличается от стандартного, которое было ориентировано на бумажный документ.

Закон устанавливает сферу обращения электронного документа, т.е. сферу возможного его применения, распространения : при помощи электронных документов могут “совершаться сделки (заключаться договоры), производиться расчеты, осуществляться переписка и передача документов и иной информации”. В целом ЭД может использоваться во всех сферах деятельности, где применяются программные и технические средства, необходимые для создания, обработки, хранения, приема и передачи информации.

Поскольку понятие электронного документа связано с нормами данного Закона, в нем устанавливаются соответствующие требования.

создаваться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств;
иметь двухчастную структуру, т.е. одна часть является содержанием документа и сведениями об адресате, а вторая - электронная подпись;
иметь возможность быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.
Электронный документ может быть воспроизведен на экране дисплея, на бумажном или ином отделимом от машинного носителя объекте, доступном для восприятия человеком без дополнительных технических приспособлений. В этом смысле Закон вводит в понятие ЭД его изображение на экране, чего не было в ГОСТ 6.10.4-84. Оригиналом ЭД считается только документ на машинном носителе.

Закон определяет юридическую силу электронного документа. Уравнивает документ на бумажном носителе и электронный по юридической силе и правам на существование. Даже в случаях, если законодательство Республики Беларусь требует нотариального удостоверения или государственной регистрации документа, то регистрации и удостоверению подлежит либо ЭД, либо его копия на бумаге.

Закон однозначно устанавливает, что оригиналом документа является ЭД, а соответствующий ему бумажный носитель - копией. Копии электронного документа создаются путем удостоверения в установленном законодательством порядке формы внешнего представления документа на бумажном носителе.

Подтверждение подлинности и целостности электронного документа производится путем применения средств электронной цифровой подписи.

Закон регулирует некоторые вопросы хранения электронных документов. Устанавливается, что хранение документов производится организациями, осуществляющими архивную деятельность и деятельность по хранению документированной информации. Государственные архивные органы прямо не называются, однако из контекста понятна возможность хранения ЭД в том числе в государственных архивах.

Отдельно отмечен порядок хранения ЭД по межбанковским расчетам. Они выделяются в отдельную группу под юрисдикцией нормативных актов Национального банка Республики Беларусь, который устанавливает сроки их хранения в централизованном архиве межбанковских расчетов Национального банка. Архиву предоставлено право выдачи копий документов.

В целом порядок документирования и обращения информации на машинных носителях в виде электронных документов регламентируется стандартами и правилами делопроизводства, установленными законодательством.

Таким образом, закон Республики Беларусь узаконил использование электронного документа наравне с бумажным практически во всех сферах деятельности, включая физических лиц и индивидуальных предпринимателей. Его характерные особенности:

Электронный документ на машинном носителе и бумажный письменный документ равны в документообороте если имеются идентичные электронный и бумажный документы, составленные одним автором, то первичным, подлинником является электронный, а бумажный - его копией.

Из сферы ведения государственной архивной службы выделяются документы по межбанковским расчетам, обязанности хранения и обеспечения функционирования возлагаются на Национальный банк. Тем самым производится расчленение и обеднение архивного фонда Республики.

Закон не ставит конкретных задач и обязанностей перед государственным архивным ведомством. Можно только предполагать, что обозначенное в статье 29 приведение актов законодательства в соответствие с настоящим Законом касается в значительной степени и архивного ведомства.

Закон “Об электронном документе” в совокупности с СТБ-1221 “Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения” представляют серьезную нормативную базу электронного документооборота, электронного делопроизводства, электронного документирования.

30 июня 2000г. в США принят Закон “Об электронных подписях в международной и национальной торговле”, Акт 106-229 (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act”). Его называют “Законом тысячелетия о цифровой торговле”. Он устанавливает законность электронных документов и электронных подписей в сфере внутренней и мировой торговли, использование его в сфере продуктов и услуг и необходимость внесения изменений в законодательство о ценных бумагах для приведение его в соответствие с данным актом. (Информация о Законе США опубликована в журнале ИнфоБизнес № 24 от 11 июля 2000г. С. 6-7).

Электронный документ в Законе - Electronic Record - означает документ, созданный, хранящийся, генерированный, полученный или сообщенный(отправленный) с помощью электронных средств.

Методика электронной подписи в Законе не зафиксирована; говорится о звуке, символе или процессе.

Имеются также некоторые обстоятельства, которые в торговых сделках предполагают присутствие бумажного документа. Например, сохранение чека покупателем, наличие и сохранение контракта, соглашения или иного документа в письменной форме, направление в письменной форме предупреждений, например, об увольнении.

Особенностью Закона США является пункт о необходимости изучения препятствий, которые могут возникнуть на пути его применения. По результатам изучения требуется составление соответствующего отчета Конгрессу. Отчет готовит Министр торговли должен консультироваться с Администрацией служб общего назначения, с Национальным архивом и управлением документацией и Министром юстиции по вопросам обеспечения подлинности документов, их хранения, поиска и использования.

2. Электронные технологии в традиционном делопроизводстве

Не следует сводить проблему электронных технологий в делопроизводстве лишь к созданию “безбумажной конторы”. На сегодняшний день, по нашему мнению, в реальных условиях медленного развития законодательной базы ЭД в РФ целесообразно выделить актуальные проблемы документоведческого характера, подлежащие сегодняшнему решению, и предваряя законодательное закрепление ,попытаться их решить в качестве временных, называя ориентировочно срок 5 лет.

И в первую очередь к таким проблемам мы относим использование электронных технологий в традиционном (т.е. бумажном) делопроизводстве.

Исходить следует из традиционной тематики, которой занимается документоведение и решения которой ждут от Федеральной архивной службы: документационное обеспечение управления, делопроизводство, организационно-распорядительная документация, архивное хранение. Кроме того, следует исходить из того, что на практике делопроизводство остается письменным, бумажным, даже при высоком уровне компьютеризации в организации. Не говоря уже о том, что архивное хранение остается бумажным.

Можно назвать, на мой взгляд, три наиболее эффективных направления использования электронных технологий в традиционном делопроизводстве:

Подготовка документов с использованием электронных технологий — осуществляется по правилам и с использованием форм и бланков унифицированных документов. На выходе тексты выводятся на бумагу и приобретают в соответствии с действующими правилами форму документов.
Электронная передача информации — используется для ускорения ее доставки потребителям с последующим выводом документов на бумагу. Актуальнейшей задачей является определение места факсимильной передачи документа в системе традиционного делопроизводства.
Электронная регистрация поступления документов в систему — предполагает включение в единую информационную систему всех возникающих или поступающих в организацию документов в любой форме на основе единых правил регистрации. На регистрационном массиве строится учет, поиск, контроль исполнения документов без заведения других регистрационных форм.

Учитывая традиционные технологии передачи документов внутри организации, для учета и контроля могут использоваться дублирующие регистрационные формы на бумаге. Включение документа в регистрационный массив подтверждает факт его наличия и совершения действия, которое он регистрирует.

3. Некоторые рекомендации о направлениях исследований в области ЭД и электронных технологий

Таким образом, предлагаемый мною подход заключается в том, что на современном этапе — по крайней мере, в ближайшие пять лет— первоочередное внимание следует уделять не проблемам “электронного документа”, а использованию электронных технологий в традиционном делопроизводстве. Назовем следующие первоочередные проблемы функционирования электронных технологий, подлежащие решению:

сохранение форм документов, соответствующих письменной структуре документирования, установленной современными нормативными актами в области управленческой деятельности
основания разделения подлинников и копий
ограничение круга ситуаций, при которых могут, должны и не должны использоваться ЭД
на основании действующих нормативных актов установление правовых оснований признания юридической силы ЭД и закрепление их в ведомственных инструкциях, методиках и т.п. документах для практического использования и сбора информации о недостатках разработок.

В частности, целесообразно в настоящее время отказаться от переработки ГОСТ 6.10.4-84 и подготовить Методические рекомендации от имени ВНИИДАД(можно даже Временные методические рекомендации) по применению электронных технологий в делопроизводстве. Варианты названий:
“Распорядительные документы и деловая корреспонденция (переписка) в электронной форме(виде)”.
или “ Организационно-распорядительная документация и делопроизводство в электронной форме(виде)”
или “Использование электронных технологий в делопроизводстве , корреспонденции и архиве”.
Содержание подобной опережающей, опытной методической разработки может быть, в принципе, следующим:

терминология, соответствующая международной
условия признания юридической силы документа на машинном носителе; действующие нормативные акты, позволяющими пользование электронными документами
случаи обязательного использования бумажного документа, аналогичного электронному(например, в документах по личному составу - персональных данных, а также документах постоянного и долговременного хранения, обеспечивающих права граждан и др.)
порядок удостоверения электронного документа; способы удостоверения : ЭЦП, сопроводительное письмо или удостоверяющий документ и его реквизиты.
использование факсограмм, электронной почты, документов, полученных по Интернет; юридическая сила изображения документа на экране
передача электронных документов на архивное хранение в сопровождении бумажного аналога или наоборот
ограничение применения документов в электронной форме(виде), например, при направлении извещений, свидетельств, приглашений и т.п. гражданам; при выдаче гражданам медицинских документов
На данном этапе необходимость сохранения обязательных реквизитов письменных документов для электронных документов, имея в виду, что в большинстве случаев они будут преобразованы в бумажную форму.

При использовании электронных технологий обеспечить сохранение формы документа, соответствующей унифицированным системам документации, действующим стандартам и иным нормативным актам, при выводе документа на бумагу.

Обязательность бумажного подлинника документов постоянного и долговременного сроков хранения и документов, обеспечивающих права граждан.

Таким образом, можно констатировать наличие достаточной нормативной базы для практического использования ЭД , что и происходит а практике, и, вместе с тем, нерешенность таких актуальных проблем, как использование аналогов собственноручной подписи, факсограмм, электронной почты и все возникающих новых способов записи и передачи информации.
Учитывая возросшую активность законодательной деятельности в этой области, целесообразно в достаточно короткий срок подготовить временные рекомендации, практическое использование которых позволит найти более правильные решения в законодательных актах.

	Библиотека Интернет Индустрии I2R.ru	Малобюджетные сайты... Продвижение веб-сайта... Контент и авторское право...
Забобрить! Блог		Поиск:	Рассылки для занятых...»

Библиотека Интернет Индустрии I2R.ru

Малобюджетные сайты...

Продвижение веб-сайта...

Контент и авторское право...

Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве